Beste leden,

Op 1 december 2024 schakelen we geheel over naar een compleet nieuw systeem. Een online softwaresysteem voor het totale beheer van onze KVG vereniging.

Het bedrijf waar we per 1 december 2024 mee gaan samenwerken is "e-Captain".

Wij hebben hierover besloten om het werk voor ons als huidig bestuur eenvoudiger te maken, maar ook om het voor de toekomstige bestuurders gemakkelijker te maken, bepaalde onderdelen van het systeem over te nemen. Bovendien is het risico dat er gegevens verloren gaan verdwenen. Het betreft o.a. de organisatie van het ledenbeheer, het maken van facturen, de boekhouding, het verzenden van mailings en onze website. Alle documenten, zoals de notulen van het bestuur, de jaarvergaderingen, het huishoudelijk reglement, de foto’s, alle activiteiten die we in de loop der jaren hebben georganiseerd en gedocumenteerd op verschillende systemen, zullen dan ook gecentraliseerd (besloten) opgeslagen worden in één omgeving.

Het zal in het begin voor jullie zeker weer even wennen zijn, want er zullen een aantal zaken veranderen:

1. Inloggen

Nieuw is dat jullie op onze nieuwe website kunnen inloggen met een gebruikersnaam en een paswoord. Zodra jullie eenmaal zijn ingelogd, komen jullie in een beschermde omgeving, waar jullie je kunnen inschrijven voor bepaalde activiteiten en, indien gewenst, gelijk voor deze activiteit kunnen betalen.

2. Mijn KVG

Via deze besloten omgeving (“Mijn KVG”) kunnen jullie direct zien welke gegevens van jullie staan geregistreerd, b.v. je adres, telefoonnummer e.d. Bovendien kun je zien voor welke activiteiten je staat ingeschreven, of je op de wachtlijst staat en/of je al voor een bepaalde activiteit betaald hebt. Als er gegevens door verhuizing of wijziging van je e-mailadres veranderen, kun je dit ook zelf allemaal wijzigen. Ook is er in de toekomst een mogelijkheid te discussiëren op een forum en nog veel meer.

Op de nieuwe website zal straks hierover een uitgebreide uitleg komen te staan.

Vraag indien mogelijk hulp aan vrienden, familie, kennissen of buren als jullie er niet uitkomen. Maar jullie kunnen te allen tijde een beroep op ons doen. Dus als het nog niet wil lukken stuur dan een e-mailtje naar info@kvghulst.nl.

Buiten het besloten gedeelte voor onze leden, staat er op de nieuwe website nog alle informatie die nu ook te zien is op onze oude website. Het is dus niet nodig om altijd in te loggen om te zien wat er te doen is. Alleen als je inzage wilt hebben hoe de status is van bepaalde activiteiten, je eigen gegevens wilt inkijken of veranderen, je aan of af te melden voor een bepaalde activiteit, is het pas nodig om in te loggen in “Mijn KVG”.

We zijn ervan bewust dat in het begin er best nog wat zaken zullen voorkomen die niet helemaal lopen zoals het misschien zou moeten, we hopen daarom op jullie begrip hiervoor. Gedurende de overgangsperiode zullen we waarschijnlijk niet direct bereikbaar zijn.

Jullie zullen op tijd worden geïnformeerd wanneer de website helemaal klaar is voor gebruik.

Met dit systeem zijn we klaar voor de toekomst!

Met vriendelijke groet

Namens het bestuur

Truuske van Dorssen