Informatie en afspraken KVG Hulst

Alle informatie over onze vereniging en uw eigen gegevens, zoals inschrijvingen, persoonsgegevens en facturen, vindt u op de website www.kvghulst.nl.
Bepaalde informatie kunt u alleen bekijken als u op de website bent ingelogd. Algemene gegevens en de nieuwsbrieven zijn openbaar.

Communicatie
We geven er de voorkeur aan dat onze leden communiceren met een e-mailbericht, maar dat kan natuurlijk ook via de telefoon als er b.v. problemen zijn met de website of annuleringen e.d. U kunt ons dan bereiken onder telefoonnummer +31 62458951 of +31 6 54392396.

Beheer eigen gegevens
Na het inloggen kan ieder lid via “MIJN KVG HULST”, alle eigen persoonlijke zaken zelf regelen. U als lid ontvangt via e-mail van ons een gebruikersnaam. Met deze gebruikersnaam kunt u een eigen wachtwoord instellen.
Uw wachtwoord moet voldoen aan minimaal 12 tekens, waarvan minimaal 1 hoofdletter, minimaal 1 cijfer en minimaal 1 speciaal teken (b.v. een # of &). Nadat u bent ingelogd, kunt u onder ‘’MIJN KVG HULST” uw persoonlijke gegevens, zoals e-mailadres of telefoonnummer inzien of wijzigen. Ook kunt u bijvoorbeeld een andere gebruikersnaam of een ander wachtwoord aanmaken. Als u uw gebruikersnaam en/of het wachtwoord vergeten bent, kunt u hier ook nieuwe accountgegevens opvragen.
Het is in uw eigen belang dat de gegevens altijd actueel zijn.

Activiteiten
Activiteiten vinden alleen doorgang bij voldoende deelname. Als een activiteit niet doorgaat, vindt restitutie van het inschrijfgeld plaats.
Deelname aan een activiteit of meerijden met andere leden (carpoolen) gebeurt altijd op eigen risico. Dringend advies aan de eigenaar van de auto waarmee wordt gecarpoold om in het laatste geval hier een inzittendeverzekering op te hebben/af te sluiten. Voor carpooling wordt geadviseerd een bijdrage te vragen. Dat kan in onderling overleg.

• Inschrijving voor activiteiten.

U kunt zich enkel inschrijven via de website “Activiteiten” en/of bij “MIJN KVG HULST”. Bij de activiteit staat de annuleringstermijn vermeld. Inschrijven via het bestuur is mogelijk als u niet kunt inloggen of als u problemen hebt met de inschrijving.
U wordt geplaatst op de volgorde van inschrijving.
U krijgt na uw inschrijving via e-mail een bevestiging van de activiteit waarvoor u bent ingeschreven. U kunt op deze manier controleren of alles klopt. Enkele dagen na uw inschrijving krijgt u de factuur. U kunt uw inschrijving ook nakijken op de website. Uw aanmelding is pas geldig als de betaling binnen is. Dames die niet over internet beschikken ontvangen alle informatie nog via de post en kunnen inschrijven op de gebruikelijke manier.

Het kan voorkomen dat na de inschrijftermijn een wachtlijst is ontstaan. In sommige gevallen lukt het ons om nog een extra datum te verkrijgen als de wachtlijst dermate groot is. Leden die op de wachtlijst staan kunnen dan alsnog deelnemen. U kunt zich dus gerust inschrijven voor de wachtlijst. Houd in ieder geval de datum vrij in uw agenda.
Activiteiten gaan alleen door bij voldoende inschrijvingen.

• Annulering van de activiteit.

Als u na het inschrijven toch wilt annuleren, u heeft zich bijvoorbeeld vergist in de datum of door een andere oorzaak, dat kan dat alleen nog tot het moment waarop de factuur verstuurd wordt. U ziet dan achter de activiteit op de website van uw activiteit een rood kruisje staan. Omdat de periode tussen inschrijving en facturering kort is, is het belangrijk om hiermee rekening te houden.

• Verhindering en afmelden voor een activiteit.

Als u verhinderd bent wegens bijzondere omstandigheden voor een activiteit, kunt u ons een e-mailbericht sturen (info@kvghulst.nl)
Wij hanteren de navolgende regels voor annulering:

1.     Bij het niet afmelden van deelname aan activiteit wordt niets vergoed.

2.     Bij annulering van deelname aan een activiteit na de annuleringsdatum wordt niets vergoed.

3.     Bij annulering van deelname aan een uitstap, bijvoorbeeld een busreis, na de annuleringsdatum worden de vaste kosten, bijvoorbeeld de bus en de gids, niet vergoed.

4.     Wij storten datgene terug wat wij nog op tijd kunnen afmelden en dus ook niet hoeven te betalen.

5.     In alle andere gevallen beslist het bestuur.

• Vervangende deelname aan een activiteit

Een ander lid kan de plaats innemen van een deelneemster die verhinderd is, maar dit kan alleen wanneer er geen wachtlijst is.  Neem altijd contact op met ons op info@kvghulst.nl.  
Eventuele verrekening van de kosten dienen de leden onderling zelf te regelen.

Facturen
Dit onderdeel is nieuw binnen onze vereniging. Voor elke activiteit waarvoor u zich opgeeft, krijgt u een factuur toegestuurd via e-mail.  Uw inschrijving is pas bindend als u de factuur betaald hebt.

Opzeggen lidmaatschap
Opzeggen van het lidmaatschap voor het volgende verenigingsjaar kan voor 1 december en uitsluitend via e-mail info@kvghulst.nl  Zegt u te laat op, dan betaalt u de volledige contributie.
Wij stellen het op prijs als bovenstaande richtlijnen in acht genomen worden.


Hulst, april 2025
KVG Hulst